Grundinventering och registrering av myndighetens konst

Viktiga regler

Samtliga konstverk ska grundinventeras – både konstverk som är inköpta av Statens konstråd och som myndigheten har köpt på anslag eller mottagit som gåva. Obs! Det är inte tillräckligt att enbart inventera konstverk placerade av Statens konstråd.

Inventering av myndighetens konstinnehav bör utföras i enlighet med ESV:s föreskrifter till 22§ i Förordning (2000:606) om myndigheters bokföring. Inventeringsförrättaren ska vara förordnad av myndigheten. Denne får inte själv vara direkt ansvarig för tillgångarna ifråga. Inventeringsprotokoll ska upprättas. Dessa ska undertecknas av inventeringsförrättaren.

Med grundinventering menas första gången ett konstverk inventeras, fotograferas och registreras i Konstdatabasen av myndigheten. Genom grundinventeringen dokumenterar myndigheten konstverken och deras aktuella placeringar i lokalerna. Dessutom skaffar sig myndigheten nödvändig kunskap om konstverkens värden för att kunna hantera risker för skador, förluster och stölder.

Så gör du

  • Upprätta ett beslut om vilka personer på myndigheten utöver konstansvarig som ansvarar grundinventeringen och datum för arbetets utförande (inventeringsförrättare och inventerare).
  • Ta fram inventeringsunderlag i form av kvittenser från Statens konstråd, myndighetens egna underlag etc.
  • Genomför inventeringen per ort, byggnad, våning och rum. Registrera alla uppgifter om konstverken och konstverkens placeringar samt bilder på konstverken i Konstdatabasen.
  • Använd Statens konstråds inventeringsformulär för varje konstverk och ge varje konstverk ett unikt identitetsnummer (se länkar nedan till formulär och anvisningar för grundinventering). När grundinventeringen är klar har ni dokumenterat konstinnehavet och kan därmed enkelt göra årliga uppföljande inventeringar för att kontrollera skador, förluster och stölder.
  • Fotografera konstverken (max 400 kb och JPEG-format). Myndigheten ska själv upprätta en unik inventarienummerserie för konstföremålen, benämnt identitetsnummer i Konstdatabasen.
  • Identitetsnumren skrivs med blyerts på konstverkens baksida eller på diskreta pappersetiketter som fästs på kilramen, på kartongen på konstverkets baksida, skulpturens undersida eller motsvarande plats. Identitetsnumrets syfte är att underlätta eftersökningar av konstverk som saknas vid myndighetens årliga inventeringar.

Detta händer sen

När grundinventeringen är klar har ni dokumenterat konstinnehavet och kan därmed enkelt göra årliga uppföljande inventeringar för att kontrollera skador, förluster och stölder.

Inventeringsformulär avsett för grundinventering av ett konstverk (Uppdaterad 6 augusti 2015) Om hur grundinventering och registrering av statlig inköpt konst ska gå till (Uppdaterad 12 december 2017) Konstdatabasen