Vård av statlig inköpt konst

Varje myndighet som har konst som tillhör staten hos sig ska vårda denna konst väl. Statens konstråd kontrollerar och stödjer statliga myndigheter i deras vård och förvaltning av sitt innehav av konst som tillhör staten.

Statens konstråd har tillsyn över myndigheternas vård av konst som tillhör staten och som inte står under tillsyn av någon annan myndighet. Statens konstråd ska ge myndigheterna råd om vården av denna konst, enligt ”Förordning om vård av statens konst (SFS nr: 1990:195)”.

Inköpt konst

Statliga myndigheters vård av inköpt konst som tillhör staten innefattar konstverk som är inköpt på statliga medel av antingen Statens konstråd eller myndigheten själv samt konstverk som myndigheten har mottagit som gåva.

Varje myndighet ska inventera och registrera samt årligen rapportera sitt konstinnehav till Statens konstråd samt förebygga och åtgärda skador och förluster.

Statens konstråd reglerar även statliga myndigheters hantering av statlig konst vid nedläggningar och omorganisationer.

Konstansvarig för myndigheten

Myndigheten ska besluta om vem som är konstansvarig och som har administrativt huvudansvar för följande:

  • Tillse att myndighetens innehav av statlig konst registreras i Konstdatabasen.
  • Tillse att årlig inventering genomförs av myndighetens innehav av statlig konst.
  • Årligen rapportera till Statens konstråd via Konstdatabasen att inventering har skett.
  • Årligen arkivera en utskrift av inventeringsrapporten i myndighetens arkiv.

Myndighetens beslut om vem som är konstansvarig ska dokumenteras på blanketten ”Myndighetens beslut om konstansvarig”. Skicka också en kopia på blanketten till registrator på Statens konstråd.

Grundinventering och registrering i Konstdatabasen

Varje myndighet ska grundinventera och digitalfotografera sitt innehav av statlig konst för att dokumentera dels själva konstverken, dels konstverkens aktuella placering i myndighetens lokaler. Grundinventeringen ska innefatta samtliga konstverk som är inköpta på statliga medel av Statens konstråd eller myndigheten själv samt konstverk som myndigheten har mottagit som gåva.

När inventeringen är genomförd ska uppgifterna och de digitala bilderna på konstverken registreras i Konstdatabasen.

Inventeringsformulär avsett för grundinventering av ett konstverk (Uppdaterad 6 augusti 2015)

Om hur grundinventering och registrering av statlig inköpt konst ska gå till (Uppdaterad 6 augusti 2015)

Konstdatabasen

Konstdatabasen drivs av FalckSecure i samarbete med Statens konstråd. Statliga myndigheter registrerar enkelt och med hög säkerhet via Internet specifika uppgifter om sina konstverk och konstverkens placering på egna konton i Konstdatabasen.

Myndighetens uppgifter i Konstdatabasen används därefter som underlag vid myndighetens årliga inventeringar av sitt konstinnehav samt vid eventuella skador eller stölder samt vid tillsyn och revision.

För att registrera konst som finns på er myndighet använd Konstdatabasen på FalckSecure hemsida. Om du behöver hjälp med hur du går tillväga kontakta FalckSucure kundsuport, e-post konstdatabasen@nullfalcksecure.com eller telefon 08-731 69 23.

Myndighetens rapportering till Statens konstråd

Konstansvarig för myndigheten rapporterar elektroniskt via Konstdatabasen och funktionen ”Årlig inventeringsrapport”, när den årliga inventeringen är slutförd för myndighetens samtliga enheter. Den elektroniska inventeringsrapporten skickas automatiskt till Statens konstråd med uppgift om datum för slutförd årlig inventering.

Den årliga inventeringsrapporten sparas även i myndighetens konto i Konstdatabasen som pdf. Gör även en utskrift av inventeringsrapporten och signera samt arkivera den i myndighetens arkiv.

Inventeringsrapporten ligger till grund för revision och tillsyn och visar hur myndighetens konstinnehav förändras från år till år.

Hävt ansvar respektive överfört förvaltningsansvar

Vid nedläggningar och flytt kan statliga myndigheter använda blanketten ”Begäran om hävt ansvar” för att återlämna statlig konst.

Om återlämnandet gäller ett större antal konstverk bör den ansökande myndigheten först ansöka om en översyn av konstverken för att bedöma konstverkens värden och förebygga skador under transport. Översyn av konsten beställs via blanketten Konstansökan för statliga myndigheter.

Statens konstråd fattar beslut om transport av de konstverk som ska återlämnas på våra beslutsmöten som hålls sex gånger om året. Transportören kontaktar därefter sökande myndighet för att bestämma datum för hämtning. Kostnaden för transport samt eventuell mellanlagring hos transportören faktureras sökande myndighet.

Observera att inga statliga konstverk får avyttras eller bortskänkas av statliga myndigheter. Detta gäller såväl konstverk som är inköpta av Statens konstråd eller som myndigheten själv har köpt på statliga medel och konstverk som myndigheten har mottagit som gåva.

Blanketten ”Begäran om överfört förvaltningsansvar för statlig konst” används av statliga myndigheter för att meddela Statens konstråd att förvaltningsansvaret för statligt ägd konst ska överföras till en ny statlig myndighet.

Överfört förvaltningsansvar för statlig konst kan till exempel vara aktuellt när en myndighet avvecklas och uppgår i en annan statlig myndighet, eller när en myndighet övertar lokaler med befintlig statlig konst av en annan myndighet. Beslut om överfört vård- och förvaltningsansvar fattas normalt inom fyra till sex veckor.

Skador och stölder

Om ett konstverk skadas ska myndigheten låta reparera skadan på ett fackmässigt sätt. Myndigheten ansvarar vanligen för kostnaderna för återställande av skadan.

Konserverings- eller reparationsåtgärder får inte utföras utan att samråd skett med Statens konstråd.

Om myndigheten beslutar att inte reparera ett skadat konstverk ska myndigheten omedelbart anmäla detta till Statens konstråd.

Vid uppenbar stöld av konst som tillhör staten ska den vård- och förvaltningsansvariga myndigheten utan dröjsmål anmäla händelsen till Polisen. Därefter ska myndigheten skicka en kopia på polisanmälan till Statens konstråd.

Om ett konstverk saknas vid myndighetens årliga inventering ska konstverket efterlysas internt på myndigheten. Använd informationen och bilden som finns registrerad i Konstdatabasen och gör efterlysningen via e-post till berörda anställda på myndigheten.

Om inte orsaken till förlusten kan fastställas inom en vecka ska förlusten anmälas till Polisen som en sannolik stöld. Kopia på polisanmälan ska skickas till Statens konstråd.

Försäkring och reparationskostnad

Vid skada på konstverk skall Statens konstråd underrättas, som då föreslår lämplig åtgärd.

Myndigheternas innehav av statlig konst är generellt oförsäkrat. Vid totalskada är myndigheten inte skyldig att ersätta den skadade konsten. Den kostnad myndigheten kan drabbas av är reparationskostnad vid delskada, där reparationskostnaden bedöms komma att understiga den skadade konstens ekonomiska värde.

Om myndigheten bedömer att det finns skäl att försäkra sitt innehav av statlig konst vid delskada, kan myndigheten teckna en försäkring genom Kammarkollegiet. Kunskap om konstverkens aktuella ekonomiska värden fås genom att myndigheten anlitar en förordnad värderingsman.

Självrisken vid skador och stölder är lägst ett basbelopp (högre självrisk kan väljas av myndigheten) och i myndighetens beslut att försäkra konstverken skall därför konstverkens ekonomiska värden vägas in.

I många fall kan risker för skador och stölder begränsas genom riskförebyggande åtgärder, enligt SFS 1995:1300 om statliga myndigheters riskhantering. Till exempel genom mekanisk säkring av konstverken, larm eller omplacering till miljöer med låg stöld- och skaderisk. Detta är särskilt viktigt där risken för betydande ekonomiska och konstnärliga förluster bedöms vara hög.

Värdering och redovisning av statlig konst i balansräkning

Om en myndighet saknar uppgifter om de ekonomiska värdena på sitt innehav av statlig konst, bör myndigheten låta värdera konstverken och registrera värdena i Konstdatabasen. Syftet med värderingen är att förebygga stölder genom till exempel säkrare montering eller omplacering av konstverk.

Statens konstråd kan ge rekommendation på förordnade värderings- och besiktningsmän av konst och antikviteter.

Konstverk från Statens konstråd som är inköpta från och med 1 januari 2003 och med anskaffningsvärde på 20 000 kronor eller mer ska från och med 2003 redovisas som en kulturtillgång i den mottagande myndighetens balansräkning (BR). Statens konstråd, för sin del, bokar bort det bokförda värdet från sin redovisning. Därmed finns tillgången fortfarande kvar inom staten, men med skillnaden att tillgången byter myndighet.

Inköpsår för konstverk från Statens konstråd framgår av det externa registreringsnumret, exempel ”SK0311-012″ visar att konstverket är inköpt som konstverk nr 12 i november 2003. Observera att konstverk med ”SK nummer” som börjar med hela årsnummer, exempel ”SK2003-001″ inte ska tas upp i balansräkningen. Dessa konstverk är returer från myndigheter till Statens konstråd och innefattas inte av redovisningskraven.

Balansposter som använts är ”Materiella tillgångar” (S-kod: S1210) och ”Statskapital” (S-kod: S2012).

Skyltar med information om konstverken på myndigheten

Statens konstråd levererar skyltar till nya konstverk som placeras på myndigheten i samband med genomförande av konstansökningar.

I Konstdatabasen kan statliga myndigheter själva skapa skyltar som monteras i särskilda plastfickor som antingen kan beställas från Statens konstråd eller från annan leverantör. Upphovsmannen till litterära och konstnärliga verk ska enligt lag alltid anges när ett verk görs tillgängligt för allmänheten.

Här hittar du länkar till ett par upphovsrättsorganisationer för mer information om upphovsrätt

Depositioner från statliga och ickestatliga museer

Depositioner (långtidslån) från statliga museer som till exempel Nationalmuseum och Moderna Museet samt ickestatliga museer innefattas inte av Statens konstråds tillsynsverksamhet.

Statliga myndigheter ska i de fall sådana konstverk finns på myndigheten och vid frågor om inventering, registrering, skador, förluster etc. samråda med respektive museums depositionsavdelning.

Frågor och svar för hantering av statlig konst.

Toppbild – 2013, Chili, Foto: Eva Älmeberg, skulptur, Ulf Rollof